DMEL第37问：项目监测，监测些什么？

猴子

　　关于项目的信息很多，如果我们都加以监测，非但不能起到提升项目绩效的作用，反而成为一种负担。由于资源和时间的有限性，我们只能去监测一些关键性的信息。

　　但如何选择关键性信息呢？这是一个难题，对于一些大型的复杂的项目，更是如此。

　　为了回答这个问题，需要对项目的逻辑仔细辨析。在这里，我抽象一个项目模型：

　　项目都有一系列活动组成，这些活动经由一定的送达系统递送到目标人群。项目活动需要必备的后勤支持系统，包括资金、外部关系、执行团队、项目管理等，而项目又都在某种社会经济以及社区环境开展。

　　我们依此抽象的项目模型来分析项目需要监测什么。

　　1.目标人群层面

　　目标人群参与到项目中来，是公益项目满足需求以及有效性的前提。关于目标人群的观测点主要有覆盖率、偏差率、参与性三个方面。

　　覆盖率

　　覆盖率是参与项目的目标人群的数量指标，它度量的是项目影响的广度。有多少预期的目标人群参与项目？他们占目标群体总量的比重如何？如果我们在一个社区或群体里开展活动，项目的覆盖率需要达到什么标准，才意味着我们可能对社区产生了影响？

　　偏差率

　　偏差率是非目标人群参与项目的比例。比如，有些助学类项目本意是服务贫困学生，如果非贫困学生也参与进来，是对公益资源的浪费。在公益透明性要求极高的今天，公益项目是否瞄准了特定的人群，至管重要。2010年曹德旺先生经由中国扶贫基金会向西南5省市旱灾贫困农户捐赠2亿元，要求差错率不超过1%，这就是对项目偏差率的要求。

　　在真实世界中，很多公益项目紧着方便性的需要，往往倾向于选择那些比较好开展工作也比较容易成功的群体。比如有些意识倡导提升项目，前来参加的本来就是那些意识比较高的人。这些都属于目标人群偏差的范畴。

　　参与性

　　参与性指的是目标人群参与项目活动，甚至主动投入资源与时间的情况。一个受益人主动参与的项目，往往意味着项目瞄准了需求，得到了服务对象的认同，这是项目成功的征兆。反之，我们则要十分小心参与性较低的情景。

　　公益项目往往需要目标对象发挥他们的资源和优势，所有的公益项目都需要公益机构与目标受众一起参与进来。如果在目标对象表现被动，或者根本不配合项目，项目往往需要做出调整。

　　在考察目标人群的参与性时，我们可以考察目标人群是否意识到了项目的存在，目标人群参与的类型、数量和质量，目标人群与项目人员的互动、方式、渠道、程序和满意度等。

　　2.送达系统

　　项目服务要能送达到目标人群才有意义。对送达系统的监测主要是考察项目对受众的可及性。

　　目前中国公益领域对服务可及性的研究还远不足够，而对一些项目而言，这却十分重要。

　　以前文讲过的中华健康快车项目为例，如何让身处偏远地区的距离火车站较远的白内障患者获得列车手术服务的信息，并且可以经由交通系统准时按序到达列车接受手术，这是项目的管理的重点。

　　再如，有些公益行业发展类项目，希望培养出更多的新的公益组织，即实现所谓公益总量增加，怎么让项目影响力延展到公益领域之外，让企业、政府、媒体人士能够获得，这是项目成功与否的关键，也因此是监测的重点。

　　另外，语言、民族，甚至社会文化、观念的巨大差异，都可能形成目标对象参与的壁垒，降低某些对象利用项目的机会。对于可及性的重视，鼓励项目确定目标人群，并为该人群提供便利的介入渠道。

　　3.活动

　　与活动有关的监测，除时间进度外，很重要的内容是活动的数量和质量。

　　项目社会效果的实现，很多时候以足够数量的活动为支撑。比如，为期2天的短暂培训很难改变学员的行为，儿童的卫生习惯也很难通过短暂志愿者活动来养成。当我们设定了项目目标，我们需要思考多少活动的数量才是足够。

　　活动质量包括项目内容是否达标，项目产出是否符合质量要求，以及活动与目标之间的链接紧密程度等维度。以培训项目为例，质量要素就包括培训课程的质量、培训师的专业水平、培训方式的恰当性等方面。一场培训的目标是唤醒参与者的意识，是提升知识水平，是改变学员个人行为，还是希望学员培训结束后可以影响所在组织或社区的表现绩效，其目标的层次不同，对培训内容的设计和质量的要求也会不同。

　　数量和质量标准是相互联系的。培训2百人达到90分，和培训2万人达到60分，两者没有孰高孰低之别。对数量这质量的不同匹配，是公益项目策略的一部分。

　　一般而言，项目活动的数量和质量标准，往往根据项目管理者或专业人士的经验而定。长期开展监测工作，有利于我们设定更合理的项目活动管理标准。

　　4.近期成果

　　当项目作用于目标人群，有些社会成效即刻或者不久后就会产生，这些都是项目所取得近期成果。

　　很多时候，我们很容易想明白项目的长期目标，但却对近期目标不明就里，也就是说，我们知道最终要通往何处，但却很难设计出中短期的路径。在监测过程中理解项目的近期成果，有助于梳理清楚项目的社会影响产生机制，这对于设计项目的变革理论非常重要。

　　以公益性小额信贷为例，我们几乎都知道贷款给中低收入人群的长期目标是帮助他们摆脱贫困，最好能够摆脱代际贫困，然而小额贷款是如何实现这一目标的呢，却很少人能清楚。如果在监测过程，我们去梳理和记录小额贷款的近期成果，我们就会发现，有人贷款是为了避免赊账进货的高价，有人贷款是为了补足创业资金，有人贷款是为了应对家庭收入的周期性不稳定，有人贷款是为了抓住商机扩大经营规模，有人贷款是因为家庭遭受重大挫折，有人贷款是为了避免人情债的隐性成本而且伤面子。当我们理解这些近期成果，我们对小额贷款通往减贫的道路就更加清楚些。

　　理解项目的近期成果并不困难，我们只需要向目标对象问三个问题，并进行总结分析即可。

　　您为什么参与这个项目？

　　这个项目给您带来的最大变化是什么？

　　为什么会有这个变化？

　　对于很多项目操作人员而言，理解项目的近期成果，比理解长期目标还要重要。当我们对近期成果进行总结和分类之后，我们就可以对近期成果进行有体系的追踪监测了。


　　5.支持系统

　　项目的支持系统主要包括资金、团队和管理三个方面。

　　目前中国基本仍处在透明公益的时代，谁能够把资金的去向交代清楚，谁就能赢得捐赠人的长期信赖和支持。因此，资金使用状况的监测，可以说是中国公益监测工作的重点。一般而言，资金的监测主要由组织的财务管理体系来完成，不过，项目人员最好能具备一定的财务思维，至少应该按机构财务规则办事。而作为项目经理，则是必须同事对项目的活动和资金使用状况进行管理。资金的监测不仅要关注项目期内资金使用状况，还应该关注项目接续期是否有足够的资金支持。

　　关于团队的监测，包括团队成员数量是否足够，团队能力是否胜任，团队内部能否妥善合作，成员工作的主动性、学习性以及成长力等方面。项目团队的成长和能力，不仅关系到本期项目的成败，而且关系到项目以及社会成效的可持续性。

　　项目管理包含项目流程管理，项目与外部相关方的关系，项目的传播与倡导等等，甚至设计监测评估学习体系本身是否有效就是项目管理监测的一部分。项目管理关注的是，项目是否有一整套机制，保证项目不会因为团队的意愿、热情而大幅波动。与团队一样，项目管理同样关乎项目的可持续性。

　　6.外部环境

　　项目周围环境会影响项目的设计和预期效果。在工作过程中，我们需要关注外部环境的变化，尤其是那些与项目前期分析时不一样的，可能颠覆项目逻辑的重大外部环境变化。

　　7.建议与反馈

　　项目相关方在参与项目过程中，一般都会形成自己的看法和见解，至少他们会有喜欢什么，不喜欢什么的情绪反应。这些在一线工作过程中所积累的感受、经验和见解，是项目改进甚至创新的重要源泉。

　　项目应该创造机会，同时营造一种开放的氛围，从而可以听到来自受益人、工作团队、资助人以及合作伙伴的建议和反馈。有的时候，我们申请邀请外部专家、同行机构来给项目提出建议。

　　上述重点介绍了项目监测的7个方面，每家机构可以根据项目的特性以及机构的资源和能力，量体裁衣选择出自己监测的重点。有的机构发展较为成熟，比如一些国际组织，他们设置了专职的监测评估官员，牵头统筹机构的监测评估工作。而大多数公益组织，尤其是中国的公益组织，往往需要项目人员同时承担监测工作。监测本身需要资源支持，根据经验，一个项目一般使用3%-5%的经费用于监测，我们也鼓励公益组织在申请项目时，申请这一小部分监测费用，虽然它会占用资金，但却给了我们一个较为系统的监测和反思项目的机会。3%-5%的费用，却可能更好的发挥剩下95%-97%的资金的效力。

　　作者：社会资源研究所  创始合伙人李志艳